サロンカルテの操作ガイド

サロンカルテにログイン

アプリのダウンロードが済んでいますか?では早速アプリを起動して、以下の操作ガイドと比較しながら操作して下さい。

アプリの起動

アプリのダウンロード・インストールが完了したら、アプリを起動します。

アカウントの取得

サロンカルテをご利用になるには、ユーザアカウントの登録が必要です。「アカウント取得」ボタンをタップし、アカウント取得の画面へ切り替えます。


所定の枠に、必要事項を入力し、ご利用規約を一読の上、アカウントの取得を行って下さい。

取得したアカウントでログイン

登録いただいたメールアドレスと、パスワードを入力して「login」ボタンを押すと、ログインすることができます。

自動ログインについて

通常ログイン手順は、初回の1回のみ行います。次回以降はアプリを起動すると、自動でログイン処理が立ち上がります。

初期設定を行う

ログインに成功すると、自動で初期設定の画面へ切り替わります。必要な設定を行いましょう。
ここで行う設定は、3つです。

初期設定:アイテムの登録

アイテムとは、普段店舗で提供している商品やサービスのことです。例えばヘアサロンであれば、「カット」や「パーマ」「販売用の整髪料」などです。
これらのアイテムを、サロンカルテに登録することで、顧客のカルテを作成する際に、いつでも呼び出すことが出来るようになります。
商品名・金額・分類を選択して、登録して下さい。

アイテムの分類について

アイテムは、6つの分類に分けて登録することができます。初期値では、分類名がA,B,C,D,E,Fとなっておりますが、「分類名の変更」ボタンをタップすることで、自由に変更することが可能です。

初期設定:スタッフの登録

従業員の名前を登録します。カルテを作成する際に、担当スタッフとして設定することが出来る他、指名の有無も選択できます。
スタッフの登録は非常にシンプルで、スタッフ名を入力するだけです。

初期設定:顧客の登録

顧客は必ず5桁の数字で管理します。会員カードなどを導入しているのであれば、会員カードの下5桁などを使用して下さい。
桁が足りない場合は、先頭に0を付すことで対応可能です。

顧客情報は、画面左半分が入力必須、画面右半分は任意入力となっております。画面左側は入力漏れがあると、登録出来ません。

これで、初期設定が完了しました。次はカルテの作り方をご紹介します

カルテを作る

サロンカルテのカルテは、顧客の対応履歴、写真、手書きメモで1つのカルテが構成されます。
これらの情報を入力することで、簡単にカルテが作成できます。

顧客番号を入力

受付で会員カードを提示されたときに、顧客番号が把握できることでしょう。この番号をもとに、サロンカルテで顧客番号を入力していきます。


画面下部のメニューから「カルテ作成」をタップすることで、顧客番号入力画面へ切り替わります

カルテ作成画面に切り替わります

正しい顧客番号が入力されると、番号に紐付けられた顧客情報が読み込まれ、カルテの作成画面に切り替わります。


必要な情報を1つづつ入力していきましょう。

施術日

自動で本日の日付がセットされます。通常はこのままで良いのですが、過去のカルテを作成する際には、手動で日付を変更して下さい。

施術スタッフ

施術を担当したスタッフを選択します。導入編で登録したスタッフ名が、一覧で表示されます。タップして選択をして下さい。

また、当該スタッフが「指名有り」だったのか、「指名無し」だったのかは、チェック欄から簡単に切り替えが可能です。

アイテムの登録

施術内容や、販売した商品などを、アイテムとしてカルテに残すことができます。
1つのカルテに残すことが出来るアイテムは、最大で6個までとなります。


また、誤って登録した場合は、赤いボタンをタップすることで削除することができます。

memo

メモはカルテに残るものではなく、「顧客情報そのもの」に紐付いて記録されるものです。顧客を選択する度に、その顧客にセットされたメモが毎回表示されます。
通常、メモは編集する必要がありませんが、新しく残しておきたいメモができた場合、memoをタップすることで、書き換える事も可能です。例えば、「忘れ物があります。次回返却してください」など、メモとして活用できます。

写真

タブレットやスマートフォン内部に保存されている写真を、カルテに残すことができます。
1枚のカルテにつき、写真は2枚までとなります。

手書きメモ

フリーハンドで、施術内容や、会話の内容などを手軽に書いて残せます。
1つのカルテにつき、キャンバスは4枚用意しておりますので、ゆとりを持ってメモを書くことができます。

登録

最後に忘れずに、「登録」ボタンを押して下さい。これで、カルテが1件作成できました。

※オートロードについて

お客様は、前回、施術した内容と類似することが多くあります。例えば、毎回カットとシャンプーをする方、施術する担当者が同じスタッフ、という事はよくあります。サロンカルテでは、前回の施術内容を元に、顧客カルテデータの一部作成が自動化されます。
自動でセットされる内容は以下のとおりです。

  • 担当スタッフ
  • 施術内容1〜6

また、日付は自動で本日にセットされます。手書きのメモと、施術写真はセットされません。

カルテを自動作成する方法

特別な操作は一切不要です。設定も必要ありません。カルテの自動作成が有効になるには、今回作成するお客様のカルテが、過去に1件でもあれば有効になります。
逆を言えば、今回新規のお客様で、初めてカルテを作成する場合は、顧客カルテの自動作成機能は動作しません。

カルテの一覧表示からカルテを読む

作成されたカルテは、タブレット上からいつでも読むことができます。

カルテの一覧

過去のカルテを一覧表示するには、画面下部の「カルテ閲覧」をタップします。
初期値では、作成された順に並んで表示されます。

カルテの読み込み

読みたいカルテの行をタップして、カルテを読み込みます。

画像をタップすることで、対象の画像を拡大表示することができます。

次のカルテ・前のカルテ

カルテ画面の左上にある、上向き矢印と下向き矢印ボタンを使い、1件前のカルテ、1件あとのカルテに切り替えることが可能です。

カルテを絞り込み検索

期間を指定したり、顧客番号、担当スタッフによる絞り込み検索が可能です。

カルテの並び順を変える

カルテ一覧を開いたときは、「カルテを作成した順」に並んでおり、最後に作られたカルテが一番上に来ます。
並び順はボタンをタップすることで簡単に変える事ができます。
指定できる項目は、「日付順」「顧客名順」「スタッフ名順」になります。

カルテの並べ替えソート
並べ替えは、ボタンをタップすることでできます。写真の例では、日付の降順で並べ替えをしています


カルテの作成画面から過去のカルテを読む

カルテの作成画面から過去のカルテを読み出す事もできます。この場合、作成する顧客に関するカルテのみが表示されるので、絞り込みや並べ替えはできません。

カルテの作成画面から過去のカルテを読み出す
顧客番号00001のカルテを作成する画面です。「過去◯件のカルテ」ボタンをタップすることで、顧客番号00001に関連するカルテを読むことができます

また、カルテの作成画面から読めるカルテは、最大で直近20件までとなります。それ以上古いカルテは、カルテ閲覧の方から読む必要があります。

カルテを修正する

すでに作成済みのカルテを修正するには、まず修正したいカルテを表示しておきます。
カルテの画面左下にある、「修正」ボタンをタップし、修正モードに切り替えます。

スタッフ名・アイテムの変更

画面左の、スタッフ名やアイテム名を修正するには、文字をタップし、直接編集する方法と、削除ボタン(赤いボタン)をタップして一度削除し、再度登録し直す方法があります。

写真の変更

写真の修正は、差し替えたい写真の上にある「選び直す」ボタンをタップすることで、既存の写真を除去し、新たに新しい写真をセットしなおします。

手書きメモの変更

写真の場合と手順は同じです。修正したい手書きメモの上で「書き直す」ボタンをタップして既存の手書きメモを除去し、新たに新しい手書きメモを描いて下さい。

最後に修正ボタンを押す

修正後は、必ず「修正」ボタンをタップして下さい。ボタンを押さずに別の画面に切り替えてしまうと、修正内容は保存されません。

不要なカルテを削除する

削除したいカルテを画面に表示しておき、カルテ画面の左下にある「削除」ボタンをタップして下さい。

なお、削除したカルテは、写真・手書きメモも含めて削除されます。この操作を取り消すことはできません。

トライアルプランで使えるのは30件までです

サロンカルテは、無料でお使い頂くことができますが、トライアルプランでのご利用には、カルテが30件までという制限が掛かります。
古いカルテを削除することで、空き容量を増やすことはできますが、件数自体の制限を解除するには、別途スタンダードプランへの切り替えが必要となります。

トライアルプランについて

システム利用規約に同意の上、アカウントを取得されたユーザ様は全て、トライアルプランになります。
トライアルプランは無料で利用できますが、一部に機能の制限が掛かります

スタンダードプランとは

弊社と別途契約を締結していただくプランになります。トライアルプランに掛かる幾つかの制限が緩和され、
サロンカルテをより活用できるようになります。

トライアルとスタンダードの比較

 トライアルプランスタンダードプラン
カルテの登録上限100件無制限
同時利用可能台数3台まで3台まで
料金無料料金プランをご確認下さい
アイテムの登録上限1,000件1,000件
スタッフの登録上限100名100名
顧客の登録上限100,000件100,000件

スタンダードプランへの切り替え

弊社と「スタンダードプラン利用契約」を締結していただくことで、ご利用になれます。
トライアルプランで作成したデータは全て、そのまま引き継ぐ事が可能です。

スタンダードプランへの切り替えをご希望の方は、恐れ入りますが、弊社(株式会社 HOTAKA)まで、ご連絡下さい。

TEL: 028-637-1861
受付時間:平日9:00〜18:00